Перейти к основному содержанию

Работа с деловой корреспонденцией

(№ 270540) Вопрос задал(а):
Новиков Ф. Д.
12 июня 2017 г. 2:28:36

Работа с деловой корреспонденцией. Удельный вес затрат рабочего времени менеджеров на обработку деловой корреспонденции, как показали некоторые исследования, составляет от 5 до 10. Менеджер должен ознакомиться с каждым поступившим документом, оценить возникшую ситуацию, принять решение, оформить решение в виде резолюции.

Резолюция — это административное воздействие в виде надписи на управленческом документе, определяющее ход выполнения работ и организующее деятельность исполнителей.

Резолюция, как правило, устанавливает приоритеты в работе. Важно, чтобы она вписывалась в существующую систему управления и не вносила в нее дезорганизующие элементы.

Первым и необходимым условием работы с деловой корреспонденцией является отбор и распределение,корреспонденции по срокам ее поступления в подразделение или организацию. Эти функции, как правило, выполняет секретарь менеджера.

Необходимо добиваться такой организации делопроизводства, чтобы на стол менеджера попадали действительно важные, с его точки зрения, документы. Документы же, касающиеся стандартных вопросов, должны направляться непосредственно исполнителю без резолюции его руководителя. Обязательными требованиями к управленческой резолюции являются: адресность, четкость формулировки содержания управленческих действий, указание возможных путей решения, согласованность с другими ранее принятыми управленческими решениями в данной области.

Перечислим основные правила подготовки резолюции: 1) в резолюции должно быть указано, кому направляется для исполнения документ, безадресная резолюция считается неверно оформленной, 2) документ следует направить одному исполнителю. Если письмо адресуется нескольким исполнителям, следует ставить персональные задачи каждому исполнителю, 3) форма обращения к исполнителю в резолюции должна быть корректной и соответствовать служебной этике, 4) способ решения задачи выбирается в зависимости от должностного положения и квалификации исполнителя.

Если исполнителю можно доверить самостоятельный выбор способа решения, то в резолюции можно его не указывать. Если самостоятельный выбор способа решения задачи самим исполнителем нежелателен, следует конкретизировать, что и как он должен делать.

5) сроки исполнения задания не обязательно указывать в резолюции, если в самом документе они указаны. Если в самом документе сроки не указаны, то резолюция без указания срока исполнения считается неверно оформленной, 6) контроль за исполнением решения может быть указан менеджером либо предусмотрен действующей системой исполнения решений. Следует указывать методы, формы контроля за исполнением решения, возлагать персональную ответственность за контроль, 7) резолюция должна исключать возможность разночтений, а следовательно, нечеткого исполнения решения, 8) резолюция должна иметь реквизиты — дату и подпись.

Получение и обработка деловой корреспонденции предполагают в свою очередь подготовку и отправку писем, ответов. Эти два вида работ взаимно связаны. Основные требования к деловому письму: четкость и краткость изложения, полнота информации, конкретность предложений, убедительность и вежливость, грамотное оформление.

В международной практике сложился общепринятый «стандарт» оформления делового письма, который предусматривает следующее: письмо должно быть посвящено одной теме, изложение каждой новой мысли начинается с нового абзаца, между абзацами необходимо делать пробелы, в письме должны быть указаны все вложения.

Письмо, как правило, должно включать следующие элементы: а) название и адрес фирмы-отправителя,. б) название и адрес фирмы-получателя, в) дата и номер письма, г) предмет письма (не является обязательным), д) приветствие (не является обязательным), е) текст письма, ж) концовка письма (не является обязательным), з) роспись (не является обязательным), и) подпись, к) имя и должность отправителя, л) вложения.

Пункты г, д, ж, з не являются обязательными главным образом в странах СНГ. В настоящее время, в условиях налаживания деловых связей с фирмами других стран, руководители отечественных предприятий так или иначе стараются придерживаться общепринятых норм и правил деловой этики, в том числе и в оформлении деловых писем.

Поэтому все чаще в деловых письмах встречаются приветствия (например, уважаемый г-н), роспись (искренне Ваш. С целью упрощения процедуры подготовки писем в международной практике широко используются клише.


(№ 270540) Вопрос задал(а):
Новиков Ф. Д.

pm-security.ru

Юридическая консультация онлайн

Вопрос:"Работа с деловой корреспонденцией", ответ через формы связи или по телефонам

Похожие вопросы

 

Копирование материалов с сайта запрещено. Все права защищены.

 

© pm-security.ru 2006-2018